「Dropboxを企業で運用する際の社内方針作成時のお勧め項目」についてご紹介
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今回は、「Dropboxを企業で運用する際の社内方針作成時のお勧め項目」についてご紹介します。
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Dropboxを企業で運用する際の社内方針作成時のお勧め項目
Dropboxを企業で運用する際の社内方針作成時のお勧め項目 | |
項目 | 内容 |
1. アクセス権限管理 | |
目的 | 情報漏洩リスクの低減、情報セキュリティの向上 |
方法 | |
部署/役職ごとの権限設定 | 業務内容に応じて適切なアクセス権限を設定 |
機密情報へのアクセス制限 | 機密情報へのアクセスは必要最小限の従業員に限定 |
定期的な権限見直し | 定期的に権限を見直し、必要に応じて更新 |
2. ファイル共有ルール | |
目的 | 情報漏洩リスクの低減、コンプライアンス遵守 |
方法 | |
社外共有の承認プロセス | 社外共有には上司の承認が必要 |
機密情報共有時の パスワード設定義務化 |
機密情報共有には必ずパスワードを設定 |
共有リンクの有効期限設定 | 共有リンクの有効期限を設定 |
3. セキュリティ設定 | |
目的 | アカウント乗っ取りなどの不正アクセスの防止 |
方法 | |
全ユーザーの二要素認証義務化 | 全ユーザーに二要素認証の使用を義務付け |
管理者アカウントの厳格な管理 | 管理者アカウントには特に厳格なセキュリティ設定を適用 |
デバイス紛失時の対応手順 | デバイス紛失時の対応手順を明確化 |
4. データ管理 | |
目的 | データ損失の防止、事業継続性の確保 |
方法 | |
重要データの定期バックアップ | 重要なデータは定期的にバックアップを取る |
不要データの定期削除 | 不要になったファイルは定期的に削除 |
バージョン管理の活用 | 誤って削除や上書きしたファイルを復元 |
5. デバイス管理 | |
目的 | 情報漏洩リスクの低減、セキュリティ強化 |
方法 | |
許可デバイスの制限 | 会社支給デバイスのみでのアクセスを原則 |
個人デバイス利用ポリシー | 個人デバイスの使用には厳格な規則を設け、 利用を許可する場合にはセキュリティ対策を義務 |
リモートワイプ設定 | デバイス紛失時にデータをリモートワイプできる設定 |
6. 教育・トレーニング | |
目的 | 情報セキュリティ意識の向上、適切な利用促進 |
方法 | |
新入社員向け利用ガイダンス | 新入社員にDropboxの利用方法と セキュリティに関するガイダンスを実施 |
定期的なセキュリティ研修 | 定期的にセキュリティ研修を実施 |
ベストプラクティスの共有 | Dropboxの利用に関するベストプラクティスを共有 |
7. 監査・モニタリング | |
目的 | 不適切な利用の検知、コンプライアンス遵守 |
方法 | |
アクセスログの定期確認 | 定期的にアクセスログを確認し、不適切な使用がないか監視 |
不適切利用の検知と対応 | 不適切な利用を発見した場合は速やかに対応 |
コンプライアンス遵守状況の確認 | 定期的にコンプライアンス遵守状況を確認 |
8. インシデント対応 | |
目的 | セキュリティ事故発生時の迅速な対応、被害の最小化 |
方法 | |
セキュリティ事故発生時の対応フロー | セキュリティ事故発生時の対応フローを定める |
報告・エスカレーション手順 | セキュリティ事故発生時の報告・エスカレーション手順を定める |
事後分析と再発防止策 | セキュリティ事故発生後、原因分析を行い、再発防止策を講じる |
9. 退職者対応 | |
目的 | 情報漏洩リスクの低減、情報セキュリティの向上 |
方法 | |
アカウント削除手順 | 退職者のアカウントを速やかに削除 |
共有ファイルのアクセス権剥奪 | 退職者が共有しているファイルへのアクセス権を速やかに剥奪 |
10. ポリシー見直し | |
目的 | 情報セキュリティ環境の変化に対応 |
方法 | |
年1回以上の定期レビュー | 年1回以上、定期的にポリシーを見直し、必要に応じて更新 |
法令改正時の随時見直し | 法令改正などに伴い、随時ポリシーを見直し、更新 |
・部署/役職ごとのアクセス権限設定
・機密情報へのアクセス制限
・定期的な権限見直し
・社外共有の承認プロセス
・機密情報共有時のパスワード設定義務化
・共有リンクの有効期限設定
・全ユーザーの二要素認証義務化
・管理者アカウントの厳格な管理
・デバイス紛失時の対応手順
・重要データの定期バックアップ
・不要データの定期削除
・バージョン管理の活用
・許可デバイスの制限
・個人デバイス利用ポリシー
・リモートワイプ設定
・新入社員向け利用ガイダンス
・定期的なセキュリティ研修
・ベストプラクティスの共有
・モニタリング
・アクセスログの定期確認
・不適切利用の検知と対応
・コンプライアンス遵守状況の確認
・セキュリティ事故発生時の対応フロー ・報告
・エスカレーション手順
・事後分析と再発防止策
・アカウント削除手順 ・共有ファイルのアクセス権剥奪
・年1回以上の定期レビュー
・法令改正時の随時見直し
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これらの項目を基に、自社の状況に合わせてカスタマイズし、明文化することで、安全かつ効率的なDropboxの運用が可能になります。
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